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ebDirectory

Elektronische Rechnungslegung

Die elektronische Rechnungslegung (eBilling) bietet enorme finanzielle und organisatorische Einsparungspotentiale für die Wirtschaft. Österreichweit werden jährlich ca. 700 Millionen Papier-Rechnungen erstellt und versandt, davon ca. 180 Millionen im B2B-Bereich. Das mögliche Einsparungspotential bei der Verwendung von elektronischen Rechnungen wird - nur im B2B-Bereich - mit ca. 600 Mio. € pro Jahr abgeschätzt.

Problemstellung

Die rechtlichen Bestimmungen definieren lediglich die "Absicherung" (Unverfälschbarkeit etc.) der elektronischen Rechnung per digitaler Signatur. Alle anderen technischen und organisatorischen Bedingungen werden durch die verwendeten IT-Systeme bestimmt, am Markt ist eine Vielzahl von Anbietern vorhanden. Das bedeutet:

• Beim eBilling können unterschiedliche Dokumentenformate verwendet werden: PDF, XML (wie ebInvoice), SAP IDoc ...
• Der Transport der e-Rechnung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen (z.B. über sog. eBilling-Provider, über Standard e-Mail, künftig per elektronischer Zustellung etc.);
• entsprechend unterschiedlich sind daher die elektronischen Adressierungsinformationen.
• Darüber hinaus kann die Übermittlung mit einem - vom Empfänger vorgegebenen - Verschlüsselungszertifikat abgesichert werden.

Wenn ein Unternehmen möglichst viele Rechnungen elektronisch versenden möchte, muss es die nötigen Informationen (Rechnungsformat, Transportmethode, Adressierungsinformation, Verschlüsselungszertifikat) von allen seinen Kunden einholen und in seinem EDV-System erfassen und verwalten.

Wenn ein Unternehmen möglichst viele elektronische Rechnungen empfangen möchte, muss es die o.a. Informationen an alle seine Lieferanten kommunizieren.

Dieser bilaterale Datenaustausch muss einerseits einmalig erfolgen (bei der Initiierung), andererseits später, bei jeder Änderungen von Rechnungsformat, Transportmethode, Adressierung oder Verschlüsselungszertifikat.

Beispiel
Unter der Annahme, dass (nur) 20.000 Unternehmen e-Rechnungen an je 100 Kunden versenden möchten, sind bereits 2.000.000 bilaterale Vereinbarungen nötig.

Wie sollen diese zustande kommen? Wie sollen spätere Datenänderungen kommuniziert werden?

Es ist einzusehen, dass ein manueller Datenaustausch in der Praxis nur suboptimal funktionieren wird. Dies könnte u.a. bedeuten, dass das Potential des eBillings nur unzureichend genutzt werden wird.

Die Idee: ein Meta-Verzeichnisdienst

Um dieses Problem zu lösen ist es naheliegend, einen Verzeichnisdienst zu verwenden, der eine automatisierte Abfrage der eBilling Informationen eines Rechnungsempfängers ermöglicht. Da aber bereits einige Verzeichnisse mit Firmeninformationen existieren, ist die Schaffung eines neuen Verzeichnisses suboptimal. Optimaler wäre, auf vorhandenen Datenbeständen bzw. Verzeichnissen aufzusetzen und diese durch einen Meta-Verzeichnisdienst automatisiert abfragbar zu machen.

Folgende Anforderungen müssen dabei erfüllt werden:

• Koppelung mit (mehreren) bestehenden (und zukünftigen) Verzeichnissen die Firmendaten beinhalten (daher „Meta-Verzeichnisdienst“)
• Strenge Berücksichtigung aller Aspekte des Datenschutzes
• Öffentlich zugängliche Spezifikation der Schnittstellen
• Konzept sollte auf bereits vorhandenen Spezifikationen ähnlicher Systeme basieren (z.B. Zustellkopf der behördlichen elektronischen Zustellung)
• Zukünftige Entwicklungen am Sektor eBilling müssen einfach realisiert werden können z.B.:
  • Neue Rechnungsformate (EU-weit, international …)
  • Neue Dokumententypen (Bestellungen, Ausschreibungen …)
  • Neue Transportmethoden (kommerzielle elektronische Zustellung …)

Praktisch bedeutet das, dass das IT-System eines eBilling-Senders eine Anfrage an einen derartigen Verzeichnisdienst stellt und immer die aktuell gültigen eBilling-Informationen des Rechnungsempfängers erhält, egal aus welchem Verzeichnis sie tatsächlich stammen, wann sie zuletzt geändert wurden etc..

ebDirectory

ebDirectory realisiert einen derartigen Meta-Verzeichnisdienst, der über eine standardisierte Schnittstelle angesprochen wird, die eBilling-Informationen eines Unternehmens aus ein oder mehreren anderen Verzeichnissen abfragt und entsprechend aufbereitet.

Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre eBilling-Informationen (Dokumentenformat, Transportmethode, Adressierungsinformation, Verschlüsselungszertifikat) jederzeit flexibel zu ändern, ohne dies an andere Unternehmen kommunizieren zu müssen.
So kann ein Unternehmen z.B. "schnell ins eBilling einsteigen" und anfänglich nur PDF-Rechnungen per e-Mail empfangen und konventionell weiterverarbeiten. Nach einer späteren Implementierung einer entsprechenden Schnittstelle der Buchhaltungssoftware (z.B. ebInvoice) werden empfangene Rechnungen automatisch im korrekten Format angeliefert und können automatisiert verarbeitet werden - vollkommen transparent für den Rechnungsabsender.

Durch die Automatisierung der Abfrage an ebDirectory werden fehlerträchtige und aufwändige "manuelle" bilaterale Informationsverteilungen vermieden.

Der Einsatz von eBilling wird deutlich erleichtert und damit die wirtschaftlichen und organisatorischen Potentiale von eBilling wesentlich besser genutzt.

Stand: 29.10.2005: Das Projekt befindet sich in der Konzeptionsphase.

Kommentare, Ideen etc. werden gerne entgegengenommen!

Das Projekt ebDirectory wurde beim Ideenwettbewerb Genius 2005 prämiert ...